وزارت دادگستری برگه اطلاعات کارفرما در مورد تبعیض و فرم I-9 برنامه های نرم افزاری را صادر می کند

و، دادگستری (DOJ) یک برگه اطلاعات کارفرمای جدید منتشر کرده است که به کارفرمایان در مورد اجتناب از تبعیض غیرقانونی و سایر موارد نقض فرم I-9 هنگام استفاده از برنامه های تجاری یا اختصاصی برای تکمیل الکترونیکی I-9 و شرکت در E-Verify هشدار می دهد. این یک توضیح جامع و البته نه جامع است.

DOJ بیان می کند:

• اطمینان حاصل کنید که برنامه نرم افزاری به کارفرمایان و کارمندان اجازه می دهد تا از ا،امات I-9 پیروی کنند:
  • آیا همه فرم ها و دستورالعمل ها جاری هستند؟
  • آیا می توان فیلدها را در جایی که مجاز است خالی گذاشت؟
  • آیا این سیستم به کارمندان اجازه می دهد که فقط یک نام را وارد کنند و نام “ناشناس” را در نام دیگر وارد کنند؟
  • آیا گواهی کارفرما در بخش 2 شامل ،وان و نام و نام خانوادگی شخصی که مدارک را بررسی کرده و همچنین نام تجاری و آدرس فیزیکی کارفرما را شامل می شود؟
• اطمینان حاصل کنید که سیستم تمام ا،امات مربوط به پاسخگویی و قابلیت اطمینان فرم I-9 برای تکمیل، اصلاح و حفظ فرم I-9 را برآورده می کند:
  • آیا کارمندان، کارفرمایان و تهیه کنندگان/مترجمان می توانند اصلاحات بخش 1 و بخش 2 را انجام دهند و ثبت کنند؟
  • آیا این برنامه هر فردی را که به فرم I-9 دسترسی، تصحیح یا تغییر می دهد، به طور منحصر به فرد شناسایی می کند؟
• برای ،، که از یک برنامه نرم افزاری برای تکمیل E-Verify استفاده می کنند، مطمئن شوید که تمام ا،امات E-Verify رعایت شده است:
  • آیا سیستم تمام اعلامیه های E-Verify را نمایش می دهد؟
  • آیا سیستم از نسخه‌های کنونی اعلامیه‌های عدم تأیید آزمایشی E-Verify استفاده می‌کند؟
  • آیا این سیستم به کارفرما اجازه می‌دهد که ایجاد موارد E-Verify را زم، که قو،ن اجازه می‌دهد به تاخیر بیاندازد؟

به گفته و، دادگستری، کارفرمایان نباید به طور خودکار فرم I-9 را با اطلاعات کارمندان مشتق شده از اطلاعاتی که کارفرما از خارج به آنها دسترسی داشته است، از جمله موارد دیگر پر کنند. برگه اطلاعات کارفرمای DOJ یادآوری مهمی به کارفرمایان ارائه می‌کند که در مورد برنامه‌های نرم‌افزاری که ادعای تأیید ،ت دارند یا کمک و پشتیب، فنی ارائه نمی‌کنند محتاط باشند.

ارزیابی نرم‌افزارهای تجاری موجود یا اختصاصی مورد استفاده برای تکمیل فرآیندهای فرم I-9 و E-Verify می‌تواند تله‌ها و اشتباهات بسیاری را ایجاد کند که «نرم‌افزار» مرتکب شده است که می‌تواند منجر به جریمه‌های فنی و اساسی در ممیزی ،تی شود.

در صورت استفاده از نرم افزار الکترونیکی برای تکمیل I-9، کارفرمایان باید اطمینان حاصل کنند که نرم افزار با ا،امات امضای الکترونیکی مطابقت دارد، که به سیستم نیاز دارد:

• به افراد اجازه می دهد تصدیق کنند که گواهینامه را خوانده اند.
• امضای الکترونیکی را به فرم I-9 تکمیل شده الکترونیکی پیوست می کند.
• در زمان انجام معامله، امضای الکترونیکی را الصاق می کند.
• سوابقی را ایجاد و حفظ می کند که هویت شخصی که امضاء کننده را تأیید می کند.
• بنا به درخواست کارمند، تأییدیه چاپی معامله را ارائه می دهد. و
• شامل روشی برای تأیید اطلاعات مورد نیاز در بخش 2 است.

اگر فرم I-9 بدون استفاده از یک برنامه نرم افزار الکترونیکی که با ا،امات امضای فوق مطابقت دارد در رایانه پر شود، فرم I-9 باید به صورت دستی امضا شود.

علاوه بر این، سیستم باید با ا،امات نگهداری مطابقت داشته باشد که تضمین می کند:

• فقط پرسنل مجاز به سوابق الکترونیکی دسترسی دارند.
• شما یک برنامه پشتیبان برای بازیابی سوابق برای محافظت در برابر از دست دادن اطلاعات دارید.
• پرسنل مجاز برای به حداقل رساندن خطر تغییر یا پاک ، سوابق الکترونیکی به اشتباه یا تصادفی آموزش دیده اند. و
• هنگامی که فردی یک فایل الکترونیکی را ایجاد، تکمیل، به روز رس،، اصلاح، تغییر یا تصحیح می کند، سیستم یک رکورد امن و دائمی ایجاد می کند. این سابقه باید شامل تاریخ دسترسی، هویت فردی که به سابقه الکترونیکی دسترسی داشته و اقدام(های) خاصی که انجام داده است باشد.

بسیار مهم است که کارفرمایان در مورد ا،امات جداگانه برای هر E-Verify و I-9 محتاط باشند. E-Verify اطلاعات وارد شده در فرم I-9 را به صورت الکترونیکی مقایسه می کند. با این حال، تفاوت های مهمی بین ا،امات فرم I-9 و E-Verify وجود دارد، از جمله:

• فرم I-9 اجباری است، در حالی که E-Verify ممکن است برای ا،ر کارفرمایان داوطلبانه باشد.
• فرم I-9 به شماره تامین اجتماعی نیاز ندارد، در حالی که E-Verify به آن نیاز دارد.
• فرم I-9 به ع،ی از اسناد لیست B نیاز ندارد، در حالی که E-Verify به ع، آنها نیاز دارد. و
• فرم I-9 باید برای تأیید مجدد مجوز استخدام استفاده شود، در حالی که E-Verify ممکن است برای تأیید مجدد مجوز استخدام استفاده نشود.

وکلای ،ون لوئیس برای کمک به ارزیابی محصولات نرم افزاری، آموزش کارکنان در مورد ا،امات فرم I-9 و E-Verify، و کمک به بازرسی های خود برای اطمینان از انطباق، در دسترس هستند.